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Fahrtenbuch als steuerrechtliches Beweismittel

Fahrtenbuch als steuerrechtliches Beweismittel

Die genaue Nachweisführung eines Fahrtenbuches ist deshalb sehr wichtig, da es um steuerliche Begünstigung oder um das Ausmaß eines steuerpflichtigen Vorteils geht. Welche Möglichkeiten zur Führung eines Fahrtenbuchs es gibt, sowie welche Kriterien ein solches erfüllen muss, können Sie im Folgenden nachlesen.

Laut Erkenntnis des VwGH ist nicht nur eine als "Fahrtenbuch" bezeichnete Dokumentation als "alleiniges" Beweismittel gültig. Daher können sich die geforderten Inhalte ebenso aus anderen Aufzeichnungen ergeben. Vielmehr muss aus allen Umständen ersichtlich sein, dass eine Dienstreise tatsächlich stattgefunden hat.

Gemäß der Lohnsteuerrichtlinie 2002 Rz 177 (i. Z. m. der Privatnutzung eines Firmenfahrzeugs) ist es zum Beispiel möglich, die gesamte jährliche Kilometerleistung um jene für Dienstfahrten (nachgewiesen durch Reiserechnungen oder Reiseberichte) zu vermindern.

Hierbei ist es auch nicht schädlich, wenn nicht alle Strecken gesondert ausgewiesen werden, sondern die gesamte Tageskilometerangabe nachvollziehbar war und im Fahrtenbuch für Privatfahrten nur die Gesamtkilometer zwischen Wohnort - Arbeitsstätte - Wohnort aufscheinen.

Zur Geltendmachung von Werbungskosten ist geregelt, dass auch andere Belege und Unterlagen zur Nachweisführung geeignet sein können (z.B. Reisekostenabrechnungen für den Arbeitgeber, Kursbesuchsbestätigung bei Aus- und Fortbildungsveranstaltungen, etc.). Je mehr Kilometer insgesamt zurückgelegt wurden, desto qualitativer sollen die Aufzeichnungen sein. Hingegen brauchen nicht berufliche Fahrten nicht aufgezeichnet werden.

Nach einer Entscheidung des UFS muss ein Fahrtenbuch folgende Kriterien erfüllen:

Aus einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch müssen

  • der Tag (Datum) der beruflichen Fahrt,
  • Ort,
  • Zeit,
  • Kilometerstand jeweils am Beginn und am Ende der beruflichen Fahrt,
  • Zweck jeder einzelnen beruflichen Fahrt und die Anzahl der gefahrenen Kilometer (aufgegliedert in berufliche und privat gefahrene Kilometer) ersichtlich sein.

Damit ein Fahrtenbuch ein tauglicher Nachweis ist, muss es übersichtlich, inhaltlich korrekt, zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Der Reiseweg ist so detailliert zu beschreiben, dass die Fahrtstrecke unter Zuhilfenahme einer Straßenk­arte nachvollzogen werden kann."

Ein Fahrtenbuch benötigt man auch für den halben Sachbezug: Ein betriebliches Kfz, das einem Arbeitnehmer für betriebliche Fahrten zur Verfügung steht, wird teilweise auch für private Fahrten genutzt. In diesem Fall sind die Privatfahrten ein Sachbezug, die zusätzlich auch der Lohnsteuer zu unterwerfen sind. Beträgt die monatliche Fahrtstrecke für Privatfahrten nachweislich (durch Fahrtenbuch) nicht mehr als 500 km, so ist beim Arbeitnehmer nur die Hälfte zu versteuern.

Auch ein nach oben angeführten Kriterien formell mangelhaftes Fahrtenbuch (z. B. Excel-Fahrtenbuch) unterliegt dennoch der freien Beweiswürdigung und wird nur dann Anlass für Abweichungen (im Schätzungswege) geben, wenn im jeweiligen Einzelfall besondere Umstände gegen eine materielle Richtigkeit dieses Beweismittels sprechen.

erstellt am 06/03/2014 - Änderungen und Irrtümer vorbehalten

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